Đó là tất cả các nhà tuyển dụng mơ ước có những công nhân luôn hài lòng. Xét cho cùng,
một công việc hạnh phúc là một công nhân sản xuất và công nhân sản xuất tốt cho lợi nhuận.
Tuy nhiên, với bản chất con người là những gì nó được, có thể vẫn có những lo ngại hoặc khiếu nại thường xuyên mà nhân viên sẽ muốn chia sẻ với bạn và công ty. Là người đứng đầu một doanh nghiệp nhỏ, đó là công việc của bạn để đảm bảo rằng mọi người có thể truyền đạt mối quan tâm của họ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Hãy nhớ rằng bạn không chơi Dì Agony cho nhân viên có bất bình. Ngoài việc xử lý khiếu nại, bạn cũng nên tìm kiếm các vấn đề có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là nếu họ liên quan đến quấy rối, phân biệt đối xử, trộm cắp và bạo lực. Dưới đây là một số cách tốt nhất để giải quyết khiếu nại của nhân viên và quản lý kết quả của họ.
1. Thiết lập kênh cho khiếu nại
Điều đầu tiên bạn nên làm là tạo ra một hệ thống chính thức cho nhân viên để khiếu nại hoặc đưa ra khiếu nại để các vấn đề có thể được giải quyết. Có nhiều phương tiện sẵn có để nhân viên báo cáo các khiếu nại, từ các phiên trực tiếp đến email và văn bản.
Các kênh khiếu nại sẽ không bao giờ xuất hiện trên các trang mạng xã hội như Facebook và Twitter.
Các nền tảng công khai này sẽ làm phức tạp các vấn đề vì nó có thể vi phạm luật phỉ báng.
Để đảm bảo nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng kênh, hãy xem xét các yếu tố như tuổi trung bình của nhân viên, quy mô lực lượng lao động của bạn, cho dù họ ở trong một văn phòng hay trải rộng và bộ phận nào có thể có khiếu nại được báo cáo. Bạn nên kiểm tra với PR và cố vấn pháp lý của bạn về kênh thích hợp nhất. Sau khi thiết lập kênh, dưới đây là một số điều quan trọng bạn nên làm để đảm bảo rằng khiếu nại của nhân viên được giải quyết đúng.
Bao gồm chính sách của bạn trong Sổ tay nhân viên: Khi bạn đã thiết lập một kênh chính thức cho các khiếu nại của nhân viên, nó sẽ được đưa vào sổ tay để nhân viên có thể dễ dàng tham khảo. Bạn có thể xem xét việc triển khai biểu mẫu xác nhận để đảm bảo rằng nhân viên đọc sách hướng dẫn. Nếu công ty của bạn không sử dụng sổ tay, chính sách nên được truyền đạt tới mọi người thông qua các nền tảng khác như chương trình cảm ứng nhân viên, mạng nội bộ công ty, áp phích và cuộc họp giao ban của nhân viên.
Chỉ định một người hoặc một bộ phận để xử lý việc nhận khiếu nại: Ví dụ, Phòng Nhân sự hoặc Pháp lý hoặc người nào đó trong đó. Hãy chắc chắn rằng người được chỉ định hoặc bộ phận được biết đến theo quyết định của họ và có thể chứng minh sự tin tưởng trong công ty của bạn, như nhân viên thường và tự nhiên mong đợi đảm bảo rằng họ đang gửi khiếu nại của họ một cách tự tin.
Bao gồm một cách bí mật để nhân viên gửi khiếu nại: Có thể hiểu được,
một số nhân viên có thể ngần ngại nói lên suy nghĩ của họ, vì họ lo sợ vi phạm luật về phỉ báng.
Một ví dụ có thể ngăn chặn điều này là tạo một biểu mẫu hoặc khảo sát trực tuyến đơn giản không yêu cầu thông tin nhận dạng - hãy xem các công cụ khảo sát miễn phí như Survey Monkey và Google Biểu mẫu.
Thiết lập lịch trình để giải quyết khiếu nại của nhân viên: Để tạo điều kiện cho môi trường làm việc lành mạnh, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi nâng cao mối quan ngại, bạn phải chứng minh rằng công ty có quy trình hiệu quả và đáng tin cậy. Đặt khung thời gian cho thời gian và cách thức bạn sẽ giải quyết khiếu nại, truyền đạt kế hoạch cho tất cả nhân viên và gắn bó với nó.
2. Các bước đầu tiên trong việc giải quyết khiếu nại
Khi bạn đã thiết lập hệ thống tốt nhất để nhận được khiếu nại của nhân viên, bạn nên thử đặt hàng chúng dựa trên ý nghĩa. Bất kỳ mối quan ngại về an toàn nào cũng cần được chú ý ngay lập tức, vì vi phạm các quy tắc và chính sách.
Trước khi giải quyết khiếu nại, hãy lưu ý các bước sau:
Thừa nhận: Đảm bảo rằng nhân viên biết rằng họ đã nhận được khiếu nại của họ và sẽ được công ty giải quyết.
Điều tra: Thu thập thông tin liên quan đến khiếu nại. Nếu nhân viên đề cập đến các sự cố hoặc tình huống cụ thể, hãy hỏi và lấy các dữ liệu liên quan đến họ. (Xem điểm 3 để biết thêm thông tin.)
Quyết định: Sau khi bạn đã có được tất cả thông tin có liên quan, đã đến lúc kiểm tra đầy đủ tình huống để xây dựng và quyết định giải pháp. Bạn có thể muốn thảo luận ý tưởng của mình với các nhân viên cấp cao khác trong công ty của bạn trước khi thực hiện giải pháp.
Hành động: Một khi bạn có quyết định, hãy hành động nhanh chóng. Khiếu nại của nhân viên được kéo vào có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và năng suất. Bạn càng sớm giải quyết xung đột,
công ty của bạn sẽ tốt hơn.
một công việc hạnh phúc là một công nhân sản xuất và công nhân sản xuất tốt cho lợi nhuận.
Tuy nhiên, với bản chất con người là những gì nó được, có thể vẫn có những lo ngại hoặc khiếu nại thường xuyên mà nhân viên sẽ muốn chia sẻ với bạn và công ty. Là người đứng đầu một doanh nghiệp nhỏ, đó là công việc của bạn để đảm bảo rằng mọi người có thể truyền đạt mối quan tâm của họ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Hãy nhớ rằng bạn không chơi Dì Agony cho nhân viên có bất bình. Ngoài việc xử lý khiếu nại, bạn cũng nên tìm kiếm các vấn đề có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là nếu họ liên quan đến quấy rối, phân biệt đối xử, trộm cắp và bạo lực. Dưới đây là một số cách tốt nhất để giải quyết khiếu nại của nhân viên và quản lý kết quả của họ.
1. Thiết lập kênh cho khiếu nại
Điều đầu tiên bạn nên làm là tạo ra một hệ thống chính thức cho nhân viên để khiếu nại hoặc đưa ra khiếu nại để các vấn đề có thể được giải quyết. Có nhiều phương tiện sẵn có để nhân viên báo cáo các khiếu nại, từ các phiên trực tiếp đến email và văn bản.
Các kênh khiếu nại sẽ không bao giờ xuất hiện trên các trang mạng xã hội như Facebook và Twitter.
Các nền tảng công khai này sẽ làm phức tạp các vấn đề vì nó có thể vi phạm luật phỉ báng.
Để đảm bảo nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng kênh, hãy xem xét các yếu tố như tuổi trung bình của nhân viên, quy mô lực lượng lao động của bạn, cho dù họ ở trong một văn phòng hay trải rộng và bộ phận nào có thể có khiếu nại được báo cáo. Bạn nên kiểm tra với PR và cố vấn pháp lý của bạn về kênh thích hợp nhất. Sau khi thiết lập kênh, dưới đây là một số điều quan trọng bạn nên làm để đảm bảo rằng khiếu nại của nhân viên được giải quyết đúng.
Bao gồm chính sách của bạn trong Sổ tay nhân viên: Khi bạn đã thiết lập một kênh chính thức cho các khiếu nại của nhân viên, nó sẽ được đưa vào sổ tay để nhân viên có thể dễ dàng tham khảo. Bạn có thể xem xét việc triển khai biểu mẫu xác nhận để đảm bảo rằng nhân viên đọc sách hướng dẫn. Nếu công ty của bạn không sử dụng sổ tay, chính sách nên được truyền đạt tới mọi người thông qua các nền tảng khác như chương trình cảm ứng nhân viên, mạng nội bộ công ty, áp phích và cuộc họp giao ban của nhân viên.
Chỉ định một người hoặc một bộ phận để xử lý việc nhận khiếu nại: Ví dụ, Phòng Nhân sự hoặc Pháp lý hoặc người nào đó trong đó. Hãy chắc chắn rằng người được chỉ định hoặc bộ phận được biết đến theo quyết định của họ và có thể chứng minh sự tin tưởng trong công ty của bạn, như nhân viên thường và tự nhiên mong đợi đảm bảo rằng họ đang gửi khiếu nại của họ một cách tự tin.
Bao gồm một cách bí mật để nhân viên gửi khiếu nại: Có thể hiểu được,
một số nhân viên có thể ngần ngại nói lên suy nghĩ của họ, vì họ lo sợ vi phạm luật về phỉ báng.
Một ví dụ có thể ngăn chặn điều này là tạo một biểu mẫu hoặc khảo sát trực tuyến đơn giản không yêu cầu thông tin nhận dạng - hãy xem các công cụ khảo sát miễn phí như Survey Monkey và Google Biểu mẫu.
Thiết lập lịch trình để giải quyết khiếu nại của nhân viên: Để tạo điều kiện cho môi trường làm việc lành mạnh, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi nâng cao mối quan ngại, bạn phải chứng minh rằng công ty có quy trình hiệu quả và đáng tin cậy. Đặt khung thời gian cho thời gian và cách thức bạn sẽ giải quyết khiếu nại, truyền đạt kế hoạch cho tất cả nhân viên và gắn bó với nó.
2. Các bước đầu tiên trong việc giải quyết khiếu nại
Khi bạn đã thiết lập hệ thống tốt nhất để nhận được khiếu nại của nhân viên, bạn nên thử đặt hàng chúng dựa trên ý nghĩa. Bất kỳ mối quan ngại về an toàn nào cũng cần được chú ý ngay lập tức, vì vi phạm các quy tắc và chính sách.
Trước khi giải quyết khiếu nại, hãy lưu ý các bước sau:
Thừa nhận: Đảm bảo rằng nhân viên biết rằng họ đã nhận được khiếu nại của họ và sẽ được công ty giải quyết.
Điều tra: Thu thập thông tin liên quan đến khiếu nại. Nếu nhân viên đề cập đến các sự cố hoặc tình huống cụ thể, hãy hỏi và lấy các dữ liệu liên quan đến họ. (Xem điểm 3 để biết thêm thông tin.)
Quyết định: Sau khi bạn đã có được tất cả thông tin có liên quan, đã đến lúc kiểm tra đầy đủ tình huống để xây dựng và quyết định giải pháp. Bạn có thể muốn thảo luận ý tưởng của mình với các nhân viên cấp cao khác trong công ty của bạn trước khi thực hiện giải pháp.
Hành động: Một khi bạn có quyết định, hãy hành động nhanh chóng. Khiếu nại của nhân viên được kéo vào có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và năng suất. Bạn càng sớm giải quyết xung đột,
công ty của bạn sẽ tốt hơn.
3. Triển khai điều tra công bằng
Chủ doanh nghiệp nhỏ thường không có sự sang trọng của việc thuê một công ty bên ngoài để điều tra các khiếu nại của nhân viên. Bước hợp lý tiếp theo sẽ chỉ định một bên trung lập với mức độ xóa lớn nhất (không có kết nối cá nhân và ít chuyên nghiệp cho những người có liên quan nhất có thể) từ các nhân viên còn lại - người này nên có nguồn nhân lực hoặc nền pháp lý.
Lưu ý rằng nếu khiếu nại nghiêm trọng, chẳng hạn như quấy rối hoặc “sổ sách kế toán sáng tạo”, bạn có thể muốn thuê luật sư hoặc kế toán bên ngoài ngay lập tức để điều tra các vấn đề.
Bộ Nhân lực cũng đề xuất tài liệu về quá trình điều tra
bằng cách ghi lại các phát hiện, chi tiết khiếu nại, chi tiết về hành vi quấy rối cụ thể
hành vi và tóm tắt các cuộc phỏng vấn với các bên bị ảnh hưởng.
4. Đánh giá và theo dõi kết quả
Sau khi làm theo các bước nêu trên, bạn nên xem xét tình huống ban đầu dẫn đến khiếu nại của nhân viên sau một khoảng thời gian. Kiểm tra với nhân viên đã nộp đơn khiếu nại (nếu nó không được bảo mật) để xem họ có hài lòng với kết quả không. Nếu có nhiều điều chỉnh hơn, hãy thực hiện. Việc đóng cửa đúng cách có thể giúp ngăn chặn một vấn đề tương tự xảy ra lần nữa.
Bài của Mark Goh Aik Leng
Giám đốc điều hành của VanillaLaw LLC
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét